Mannauðs- og launakerfi í takt við þarfir sveitarfélaga

Hjá Kjarna starfa ráðgjafar með góða reynslu af mannauðs- og launamálum hjá sveitarfélögum. Fyrir utan að hafa komið að ráðgjöf til sveitarfélaga á þessu sviði um langt skeið hafa þó nokkrir af okkar ráðgjöfum verið starfsmenn í mannauðs- og launadeildum hjá sveitarfélögum áður en þau gengu til liðs við Kjarna.

Sú innsýn sem þau hafa inn í flókið umhverfi opinberrar stjórnsýslu er mjög dýrmæt þegar kemur að því að skilja þarfir sveitarfélaga. Ráðgjafar okkar hafa samanlagt yfir 70 ára reynslu af því að starfa hjá sveitarfélögum og við höfum þjónustað mannauðs- og launakerfi hjá sveitarfélögum í yfir 30 ár.

Þróun í samstarfi við sveitarfélög

Þekking og reynsla okkar ráðgjafa úr opinberri stjórnsýslu nýtist mjög vel þegar verið er að innleiða nýtt kerfi og ekki síður þegar kemur að því að þjónusta notendur og leiðbeina varðandi þá möguleika sem kerfið hefur upp á að bjóða.

Mikil virkni í Kjarna hefur verið þróuð í góðu samstarfi við sveitarfélög og með þau sérstaklega í huga. Má þar nefna:

• Tengingu við kerfi sem halda utan um starfsfólk vinnuskóla: Kría og Vala

• Tengingu við Gagnalón Sambands íslenskra sveitarfélaga

• Tengingu við Vinnustund

Lausnir fyrir flóknari launavinnslu

Opinberir aðilar vinna eftir kjarasamningum og því mikilvægt að launa- og mannauðskerfið geti stutt við það. Það sem hefur nýst sveitarfélögum vel í Kjarna er meðal annars:

• Sundurliðun á persónuálagi: Hægt er að skrá sundurliðun á persónuálagi og auka launaflokka vegna menntunar-, fag- og starfsaldurs.

• Sveigjanleg birting á launaseðli: Hægt er að birta persónuálagið, sundurliðað eða sem samtölu, á launaseðli starfsfólks, en einnig er hægt að skoða heildarskráningu sundurliðaða í skýrslum.

• Fag- og aldurshækkanir: Hægt er að stilla fag- og starfsaldurshækkanir á hverja launatöflu. Með einfaldri aðgerð skilar kerfið tillögu að hækkunum sem launafulltrúi samþykkir eða hafnar.

• Kjarasamningar: Algengt er að starfsfólk sinni fleiri en einu starfi hjá sveitarfélögum. Í Kjarna er hægt að reikna út laun frá ólíkum forsendum fyrir hvert starf, t.d. ef starfsmaður fær greitt samkvæmt tveimur kjarasamningum. Á launaseðli birtist útreikningur fyrir hvert starf.

Þorgerður Guðný Guðmundsdóttir, vörustjóri launahluta Kjarna.
Áður: Deildarstjóri launadeildar Grindavíkurbæjar.

Dæmi um ferli hjá sveitarfélagi

Skoðum hvernig ferli hjá sveitarfélagi gæti litið út með Kjarna.

Stjórnandi er að ráða inn nýjan starfsmann á leikskóla. Starfið gerir kröfu um að starfsmaður greiði í ákveðið stéttarfélag og lífeyrissjóð og sé á ákveðnum kjarasamningi. Þessar upplýsingar er hægt að skrá á starfið í Kjarna svo þær komi fyrirfram útfylltar þegar stjórnandi klárar ráðningu í þetta starf. 

Á bak við starfsheitið eru skráð starfsmatsstig og hægt að reikna grunnlaunaflokka út frá stigunum við ráðningu. 

Starfsmaðurinn hefur áður starfað í sambærilegu starfi hjá öðru sveitarfélagi sem er metið til fagaldurs og sá eldri starfsaldur er því skráður í Kjarna svo tekið sé mið af honum í fagaldursútreikningi. Starfsmaðurinn bætir síðar við sig frekari menntun og skilar inn prófskírteini í gegnum starfsmannavef eða snjallforrit Kjarna. Í kjölfarið fær hann skráðan á sig aukaflokk vegna menntunar. 

Starfsmaðurinn tekur að sér nefndarstörf samhliða aðalstarfi sínu. Kjarni styður það að starfsmaðurinn geti verið í allt að 10 störfum á sama tíma.

Ef stéttarfélag starfsmannsins nær samningum um launahækkanir sem eiga að gilda aftur í tímann er einfalt að framkvæma afturvirkar launaleiðréttingar í Kjarna.

Jóhanna Bára Þórisdóttir, ráðgjafi í Kjarnateymi, sérfræðingur í mannauðs- og launalausnum sveitarfélaga.
Áður: Forstöðumaður launadeildar Akureyrarbæjar.

Öflug lausn

Tengingar við önnur kerfi. Kjarni getur tengst ýmsum öðrum kerfum viðskiptavina eins og tímaskráningakerfum, bókhaldskerfum og Active Directory. Hægt er að virkja ýmsar vefþjónustur auk þess sem hægt er að útbúa séraðlagaðar vefþjónustur.

Einfaldar leiðréttingar. Með einföldum hætti er hægt að gera launaleiðréttingu aftur í tímann, hvort heldur sem er vegna persónubundinna launahækkana eða þegar breytingar verða á kjarasamningum.

Innlestur gagna. Innlestur á gögnum er þægilegur, t.d. ef greiða þarf tilfallandi greiðslur til starfsfólks eins og eingreiðslur eða önnur laun. Einnig er hægt að lesa inn frádráttarliði eins og kostnað vegna árshátíðar og þess háttar.

Skýrslugerð. Í Kjarna er hægt að taka út fjölbreyttar skýrslur yfir launagreiðslur, launþega, fjarvistaskráningar, veikindi og fleira. Staðlaðar skýrslur fylgja með kerfinu en einnig getur hver notandi sett upp sínar skýrslur og stillt af eins og hentar.

Eflum stjórnendur. Með Kjarnavef fá stjórnendur tæki til að skoða gögn um sína starfsemi. Þeir geta unnið launaáætlun fyrir sínar deildir út frá kostnaði og stöðugildum, samþykkt laun og einnig er hægt að bera saman rauntölur við áætlaðan launakostnað, sem er sérstaklega mikilvægt þegar vinna þarf innan ákveðins fjárhagslegs ramma.

Sara Hlín Jónsdóttir, ráðgjafi í Kjarnateymi, sérfræðingur í mannauðs- og launamálum sveitarfélaga.
Áður: Verkefnastjóri bakvinnslu launadeildar og staðgengill forstöðumanns hjá Akureyrabæ.

Hvað segja sveitarfélög um Kjarna?

Þegar við spurðum sveitarfélögin sem hafa innleitt Kjarna afhverju þau völdu kerfið kom fljótt í ljós ákveðið mynstur:

• Sjálfvirknivæðing: Aukin sjálfvirknivæðing á ferlum í kringum mannauðsmál. Einn af stærstu ákvörðunarþáttum Hafnarfjarðarbæjar var einmitt sjálfvirknivæðing kerfisins.

• Eitt kerfi: Kjarni er eitt kerfi með mikla virkni og tengingar við önnur kerfi, sem kemur í veg fyrir tvískráningu.

• Sjálfstæði stjórnenda: Stjórnendur geta unnið sjálfstætt sem skiptir miklu máli en þeir geta m.a. tekið þátt í ráðningarferlinu, gengið frá ráðningarsamningum, samþykkt laun og unnið launaáætlun.

• Einfalt notendaviðmót: Viðmót Kjarna er almennt einfalt og þægilegt í notkun.

• Sjálfsafgreiðsla starfsfólks: Starfsfólk hefur aðgang að öllum sínum helstu upplýsingum á starfsmannavef og í snjallforriti Kjarna.

• Öflug skýrslugerð: Power BI gagnamódelið og skýrslugerðarpakkinn sem fylgir Kjarna hefur talsverð áhrif við val á kerfi en ýmsar skýrslur eru líka innbyggðar í viðmótið.