Hvernig styður Kjarni við allan starfsferilinn, frá ráðningu til starfsloka?

Starfsferill hvers starfsmanns samanstendur af mörgum skrefum sem fela í sér ýmis verkefni, frá ráðningu og móttöku nýliða til daglegra verkefna, starfsþróunar og að lokum starfsloka. Hvert skref kallar á skipulag, skýra ábyrgð og aðgengilegar upplýsingar fyrir alla hlutaðeigandi.

Í mörgum fyrirtækjum eru þessi verkefni hins vegar dreifð á milli ólíkra kerfa og skjala sem gerir utanumhald flókið og tímafrekt. Yfirsýn glatast, upplýsingar týnast á milli kerfa og mikill tími fer í handvirka vinnu sem auðveldlega mætti sjálfvirknivæða.

Hér kemur Kjarni inn í myndina. Kjarni er heildstætt mannauðs- og launakerfi sem heldur utan um allan starfsferilinn á einum stað. Með sjálfvirkum ferlum, aðgengi fyrir alla hlutaðeigandi og gagnadrifinni nálgun styður Kjarni við stjórnendur, mannauðs- og launadeildir, og starfsfólkið sjálft.

Straumlínulagað ráðningarferli

Ráðningarferlið er gríðarlega mikilvægt enda skiptir það máli hvernig fyrstu kynni við vinnustaðinn fara fram. Í mörgum tilfellum er ráðningarferlið óþarflega flókið. Umsóknir berast í tölvupóstum, ferilskrár lenda á borðum stjórnenda og ráðningarsamningar eru sendir fram og til baka með viðhengjum.

Í Kjarna fer allt ráðningarferlið fram á einum stað.

Ráðningarfulltrúi getur búið til starfsauglýsingu í Kjarna og birt á vef eða samfélagsmiðlum. Þegar umsóknir berast birtast þær á skýru yfirliti þar sem m.a. er hægt að flokka umsækjendur eftir stöðu, gefa einkunnir og skrá athugasemdir. Stjórnendur geta tekið virkan þátt í ferlinu, t.d. með því að skoða umsóknir, yfirfara einkunnir og bætt við sínum athugasemdum.

Þegar rétti aðilinn hefur verið valinn er ráðningarsamningur sendur til rafrænnar undirritunar og öll gögn færast sjálfkrafa á réttan stað í kerfinu.

Góð upplifun frá fyrsta degi

Nýtt starfsfólk mætir spennt fyrsta daginn í vinnu, jafnvel smá stressað, og þá skiptir öllu að hlutirnir gangi vel fyrir sig. En oft á tíðum gleymast lykilorð, aðgangar eru ekki tilbúnir og enginn virðist alveg vita hver átti að sjá um hvað.

Kjarni gerir móttökuferlið fyrir nýliða einfalt og skipulagt. Þegar nýtt starfsfólk er ráðið geta mannauðsteymi sett saman sérsniðna gátlista með þeim verkefnum sem þarf að ganga frá. Hægt er að skilgreina hver gerir hvað og hvenær, t.d. að veita aðganga að kerfum, panta búnað eða kynna verklag. Kerfið úthlutar verkefnum, fylgist með framvindu og sendir áminningar ef eitthvað dregst.

Daglegt utanumhald

Þegar nýtt starfsfólk hefur komið sér vel fyrir tekur við stærsti hlutinn af starfsferlinum, daglegt utanumhald. Þar þarf að skrá tíma, sækja um orlof, óska eftir styrkjum, nálgast gögn, skila skjölum og fá samþykki fyrir breytingum, svo eitthvað sé nefnt. Þessar aðgerðir eru oft tímafrekar þegar upplýsingar liggja á mörgum stöðum.

Með Kjarna verður utanumhald einfaldara þar sem allt fer fram í einu og sama kerfinu.

Starfsfólk hefur beinan aðgang að sínum upplýsingum í gegnum starfsmannavef eða snjallforrit Kjarna. Þar er meðal annars hægt að:

• Sjá upplýsingar um orlofsstöðu

• Sækja um orlof

• Skrá tíma og fjarveru

• Sækja um styrki

• Uppfæra eigin gögn

Engin þörf er á að hringja, spyrja eða senda tölvupóst á mannauðs- og launadeild því allt er aðgengilegt þegar þess er þörf.

Stjórnendur fá yfirsýn yfir allt sem tengist þeirra teymi á Kjarnavef. Þar er meðal annars hægt að samþykkja beiðnir, skoða launagögn, senda launabreytingar til samþykktar, fylgjast með viðveru og nálgast lykilupplýsingar hvar og hvenær sem er.

Fyrir mannauðs- og launadeild felur þetta í sér minna álag og færri truflanir. Þegar starfsfólk og stjórnendur geta sinnt sínum helstu verkefnum sjálf skapar það svigrúm fyrir deildirnar til að einbeita sér að öðrum virðisskapandi verkefnum.

Örugg og nákvæm launavinnsla

Starfsfólk þarf að geta treyst því að laun séu rétt reiknuð í samræmi við samninga og að greiðslur skili sér á réttum tíma. En í flóknum rekstri þar sem upplýsingum er dreift á milli kerfa og skráning fer fram með misjöfnum hætti verður launavinnsla oft flókin og tímafrek með aukinni hættu á villum.

Með Kjarna verður launavinnslan hraðvirk og einföld en með einföldum hætti má senda laun í greiðslu og bókhald, skrá breytingar eða tímasetja þær fram í tímann. Beinar tengingar eru við helstu bókhaldskerfi og innbyggð skil til þriðja aðila einfaldar upplýsingagjöf, dregur úr villuhættu og sparar tíma.

Launafulltrúar geta sjálfir séð um kjarasamningsbreytingar án aðstoðar þjónustuaðila. Kjarni styður einnig við margar kennitölur og störf sem er kjörið fyrir stærri fyrirtæki og stofnanir með fjölbreytta starfsemi.

Að vaxa í starfi

Starfsfólk sem fær tækifæri til að vaxa, læra og nýta hæfileika sína helst lengur í starfi og skilar betri árangri. Til að styðja við þessa þróun þarf yfirsýn, samtöl og gögn. Það þarf að vita hvar styrkleikar liggja, hvaða hæfni vantar og hvernig starfsfólki gengur að ná markmiðum sínum.

Kjarni einfaldar alla umsýslu við frammistöðu og hæfni starfsfólks. Stjórnendur og mannauðsteymi geta skipulagt frammistöðusamtöl með sérsniðnum eyðublöðum sem bæði stjórnendur og starfsfólk geta svarað í sínu viðmóti.

Kjarni heldur einnig utan um fræðsludagskrá fyrirtækis og námskeiðsþátttöku starfsfólks. Starfsfólk getur því auðveldlega skoðað námskeið og skráð sig á þau í gegnum starfsmannavef eða snjallforrit Kjarna.

Viðskiptagreind Kjarna hjálpar mannauðs- og launadeildum að sjá heildarmyndina með því að veita dýrmæta innsýn byggða á gögnum. Hvar vantar hæfni? Hvernig er starfsfólk að standa sig? Hverjir eru líklegir til að hætta? Með öflugu mælaborði og rauntímagögnum er auðvelt að fylgjast með þróun lykilmælikvarða og greina tækifæri til umbóta.

Fagleg starfslok

Það eru ekki aðeins fyrstu dagarnir í starfi sem skipta máli heldur líka þeir síðustu. Kjarni hjálpar til við að tryggja skipulögð og fagleg starfslok með gátlistum, skýrum ferlum og rekjanlegum aðgerðum.

Þegar starfsfólk lætur af störfum er einfalt að framkvæma uppgjör. Einnig er hægt að stofna gátlista þar sem öll nauðsynleg verkefni eru skráð eins og skil á búnaði, aðgangslokanir, uppgjör á orlofi og lokaviðtöl. Kerfið úthlutar þá verkefnum á viðkomandi aðila og sendir áminningar ef eitthvað dregst. Þetta minnkar þörf á eftirfylgni hjá mannauðsdeild, eykur öryggi og gefur stjórnendum skýra yfirsýn.

Ef starfsfólk óskar eftir því er hægt að taka út starfsvottorð yfir þann tíma sem viðkomandi vann hjá fyrirtækinu þar sem fram koma m.a. upplýsingar um starfstíma, starfshlutfall, stéttarfélag og lífeyrissjóð.

Eitt kerfi fyrir allan starfsferilinn

Starfsfólk fer í gegnum ýmis skref á sinni vegferð hjá fyrirtækinu, frá ráðningu til starfsloka. Kjarni sameinar allan starfsferilinn í eitt kerfi. Hvort sem þú ert að ráða nýtt fólk, greiða laun, fylgja eftir hæfnismarkmiðum eða ganga frá starfslokum þá heldur Kjarni utan um allar upplýsingarnar á einum stað. Ferlið verður skýrara, ábyrgðin dreifist rétt og upplýsingar flæða í gegnum kerfið. Álag á mannauðs- og launadeild minnkar, stjórnendur fá verkfæri til að styðja vel við sitt fólk og starfsfólk getur sinnt sínum málum sjálfstætt.