Gagnadrifin mannauðsstjórnun: Vegferð Birkis hjá Kviku

Viðskiptagreind Kjarna byggir á Microsoft Power BI, leiðandi kerfi í gagnagreiningu. Lausnin tengir mannauðs- og launagögn Kjarna við öflugt greiningartól sem gerir fyrirtækjum kleift að fá dýpri innsýn í gögnin sín til að taka upplýstar ákvarðanir.

Kjarni býður bæði upp á beina tengingu við Power BI fyrir þau sem vilja búa til sínar eigin skýrslur, en einnig tilbúnar skýrslur sem hægt er að byrja að nota strax.

En hvernig nýtist þetta í daglegu starfi? Hvernig lærir þú á nýtt tól sem getur breytt því hvernig þú vinnur með gögn? Hvar ættir þú að byrja og hvað þarf að forðast?

Við settumst niður með Birki Svan Ólafssyni, mannauðssérfræðingi hjá Kviku og fengum innsýn í vegferð hans með Power BI en reynsla hans getur hjálpað öðrum sem vilja hefja svipaða vegferð.

Auðvelt að læra á grunninn

Áður en Birkir hóf störf hjá Kviku hafði hann þegar byggt upp verðmæta þekkingu á Power BI í gegnum fyrri störf hjá Verði og Arion banka. "Í fyrsta skipti sem ég bjó til skýrslu þá var það einmitt úr Excel skjali og það var ekki flóknara en það að maður fór bara að fikta með gögnin sem maður gat fengið úr Kjarna kerfinu. Svo eyddi maður helginni að horfa á kennslumyndbönd á YouTube, þá lærði maður allt sem þurfti að læra."

Birkir leggur áherslu á hve auðvelt er að læra á grunninn í Power BI, en hann bendir á að þegar kemur að flóknari verkefnum sé mikilvægt að leita sér aðstoðar. "Ég hef blessunarlega verið heppinn að hafa átt aðgang að miklum Power BI sérfræðingum sem hafa leiðbeint mér."

Þó Birkir hafi byggt sínar eigin skýrslur upp frá grunni ráðleggur hann öðrum að nýta tilbúnar lausnir þegar þær eru í boði. Kjarni býður upp á tilbúnar Power BI skýrslur sem geta verið frábær leið til að koma sér af stað án þess að þurfa að búa til skýrslur frá grunni.

Kannast þú við þessar áskoranir?

"Eitt af fyrstu verkefnunum sem ég fékk þegar ég byrjaði hjá Kviku var einmitt að láta upp Power BI mælaborð," segir Birkir sem hóf störf hjá Kviku í ágúst 2022. "Við erum heppin með það í Kviku að það er ótrúlega mikil gagnahugsun þar."

"Það var kannski hálfur til heill dagur að vinnu sem fór í að taka saman gögnin," segir Birkir um fyrri vinnubrögð. Áður en Birkir innleiddi viðskiptagreind Kjarna var skýrslugerðin tímafrek og handvirk eins og hjá mörgum fyrirtækjum:

• Tímafrekt ferli: Starfsfólk eyddi heilum dögum í gagnaöflun og úrvinnslu.

• Ósamstæð gögn: Upplýsingar voru geymdar á mörgum stöðum og í mismunandi kerfum.

• Takmörkuð yfirsýn: Erfitt var að sjá stóru myndina eða finna tengsl milli ólíkra gagna.

• Töf á svörum: Fyrirspurnir frá stjórnendum kröfðust tímafrekrar vinnu.

Þróun í þremur skrefum

Svona byrjaði Birkir að þróa Power BI skýrslurnar sínar með Kjarna sem grunn, en þessi leið getur verið góð fyrirmynd fyrir þau sem vilja koma sér af stað.

Byrja einfalt: Birkir byrjaði með grunnupplýsingar úr mannauðshluta Kjarna en þar er mjög mikið af skýrslum líkt og starfsmannafjöldi, veikindafjarvistir og starfsmannavelta. Með því að nýta gögn sem maður þekkir vel er einfaldara að einbeita sér að því að læra á tólið.

Byggja ofan á grunninn: Árið 2023 bætti Birkir við einföldum launagögnum úr Kjarna og vann meðaltöl og miðgildi til að fá betri innsýn í launamál.

Tengja saman ólík gögn: Að lokum tengdi hann saman gögn úr ólíkum kerfum með Kjarna sem grunn:

• Mannauðsupplýsingar úr Kjarna

• Fjarveruskráningar úr Tímon

• Fræðsluupplýsingar úr Eloomi

• o.fl.

Meiri tími fyrir virðisskapandi verkefni

Árangurinn af innleiðingu Power BI með Kjarna er umtalsverður og birtist á mörgum sviðum.

Tímasparnaður
Í stað þess að eyða löngum tíma í að safna og vinna úr gögnum getur Birkir nú opnað mælaborðið og nálgast gögnin strax, hvort sem hann er að skoða gögnin sjálfur eða þarf að senda upplýsingar á stjórnendur.

Nýttu tilbúnar skýrslur eða búðu til þínar eigin
"Þetta er alveg tímafrekt," segir Birkir um að byggja sínar eigin skýrslur. "Ef þú ætlar að fara í þessa BI vegferð, þá mæli ég eindregið með að kaupa lausn ef hún er til." Kjarni býður upp á tilbúnar Power BI skýrslur sem geta sparað mikla vinnu í upphafi.

Ef þú ákveður þó að búa til eigin skýrslur er það fjárfesting sem skilar sér. "Ef þú ætlar að búa til eitthvað sjálfur, þá verður þú að sætta þig við að það mun taka tíma. En þú verður að átta þig á því að þú ert að plana eitthvað sem er virði til lengri tíma litið í 100% tilvika," útskýrir Birkir.

Skjótari svörun
Birkir þarf ekki lengur að biðja samstarfsfólk sitt um að bíða eftir upplýsingum. Gögnin eru alltaf til staðar, uppfærð og aðgengileg og einfalt er að velja hvaða tímabil eða punktstöðu á að skoða hverju sinni.

Betri ákvarðanir byggðar á gögnum
Stjórnendur og mannauðsdeild geta nú tekið snöggar gagnadrifnar ákvarðanir daglega.

Hefur þú tíma til að eyða heilum degi í gagnavinnslu?

Reynsla Birkis sýnir hvernig viðskiptagreind Kjarna hefur áhrif á dagleg störf. Í stað þess að eyða mörgum tímum í að búa til skýrslur sem þarf að taka út í hvert skipti getur Birkir frekar einbeitt sér að því sem skiptir mestu máli, að styðja við starfsfólk og stjórnendur.